Annemie Gielen | 29 maart 2017 12:12
Succesvolle aanbestedingen: inzichten om mee te scoren
DE succesvolle offerte bestaat niet want elke aanbesteding en haar context is weer anders. Toch levert een analyse van gewonnen en verloren Wmo-aanbestedingen een aantal gemene delers op: inzichten die uw kansen vergroten om het werk gegund te krijgen.
Verdiep u in de vraag én de achtergrond
Gemeenten zijn net mensen: ze willen zich gezien, gehoord en begrepen voelen. Daarom is het belangrijk dat de offerte ook echt een antwoord is op hun vraag. Laat daarnaast zien dat u het gebied waar het om draait, écht kent en doorgrondt. Op (deel)gemeente-, wijk- en zelfs op buurtniveau.
Heb oog voor de (politieke) context
Alle ‘objectiverende’ beoordelingssystematieken ten spijt spelen er altijd andere zaken mee bij een gunning. Is de gemeente vooruitstrevend of behoudend? Wil zij af van de zittende dienstverleners of juist niet? Staat de hele gemeenteraad achter de uitgangspunten van de aanbesteding, of maakt ze zich zorgen over het voortbestaan van bepaalde initiatieven of voorzieningen? Het is goed om het antwoord op deze vragen te weten voordat uw organisatie strategische allianties aangaat.
Profileer u met een sprankelend dienstverleningsconcept
Of de gemeentes waarin u actief bent nu aanbesteden of niet: vernieuwen en bezuinigen is een must voor elke zorg- en welzijnsorganisatie die zich staande wil houden binnen de participatiemaatschappij. Organisaties die hierin het voortouw nemen, niet bang zijn een heldere, eigen(wijze) visie te ontwikkelen en daar een heel nieuw dienstverleningsconcept aan op te hangen, vergroten hun kans op succes bij aanbestedingen. Zeker als ze zich op een overtuigende manier weten te profileren. Want uiteraard zegt iedere offrerende organisatie Welzijn Nieuwe Stijl of innovatieve zorgconcepten te omarmen! U krijgt pas écht een voorsprong als u kunt laten zien dat u het allang doet, dat de nieuwe benadering al verweven zit in de DNA van uw organisatie.
Wees SMART maar (vooral) ook helder en inzichtelijk!
Een winnende offerte is SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Dit betekent echter nog niet dat de offerte ook helder en inzichtelijk is! Werk het plan en de prestaties die u belooft te leveren daarom zo concreet en overzichtelijk mogelijk uit. Dit geldt voor onderdelen zoals de implementatie, overname van personeel, de klachtenprocedure, de overdracht van cliënten, social return en het tijdpad.
Zorg daarnaast voor heldere producten, die logisch voortvloeien uit uw visie. Dan is er meteen een goede basis voor het maken van afspraken over prestatie-indicatoren en effectregistratie.
Let op de procedures
De eerste selectie bij een aanbesteding is op vorm. Niet op tijd ingeleverd? Verkeerd lettertype gebruikt? Essentiële handtekeningen vergeten? Wie een van deze vormfouten maakt, is meteen weg. Uw plan, hoe onweerstaanbaar ook, komt meteen op de stapel ‘afgewezen’. Verdiep u daarom op tijd in de vormvereisten en procedures.
Bied de gemeente de beste waar voor haar geld
De gemeente is niet op zoek naar prijsvechters, maar naar aanbieders die binnen het gestelde budget het meeste kunnen bereiken. Bovendien geldt sinds 2014 een nieuwe richtlijn die overheden voorschrijft om te gunnen op basis van kwaliteit. In vaktermen: op basis van de economisch meest verantwoorde inschrijving. Dit EMVI-criterium maakt offreren op basis van prijs tot een weinig succesvolle strategie. Wie wil scoren, kan beter kiezen voor slimme oplossingen, cofinanciers en strategische samenwerkingsverbanden.