Annemie Gielen | 16 februari 2017 12:26

Alternatieven voor aanbestedingen

Aan aanbesteden kleeft veel administratieve rompslomp, zowel voor de meedingende organisaties als de aanbesteder zelf. Daarom staat niet iedere overheidsinstantie te springen om zorg- en welzijnsdiensten aan te besteden. Zeker als zij een goede werkrelatie met de huidige dienstverleners heeft. Bovendien zijn er voldoende alternatieven voor aanbestedingen. Leg ze eens voor binnen de gemeente(s) waar u actief bent.

Klassiek aanbesteden

De essentie van aanbesteden: de overheid zoekt een geschikte partner die bepaalde producten of diensten levert tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. De centrale overheid is verplicht om volgens de Europese wetgeving aan te besteden (‘Europees’ aanbesteden) bij diensten vanaf € 134.00. Voor diensten die meestal door decentrale overheden (de gemeente) aanbesteed worden in de non-profitsector is het drempelbedrag € 207.000.

Bij opdrachten die onder deze drempelbedragen vallen, is Europees aanbesteden niet nodig. Dit geldt ook voor de zogenoemde 2B-diensten, die alleen door Nederlandse aanbieders kunnen worden uitgevoerd. Denk aan diensten binnen het onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijk dienstverlening en arbeidsbemiddeling. In deze gevallen mogen overheden hun eigen inkooprichtlijnen toepassen, nationaal of via een ‘verlicht Europees regime’ aanbesteden. Hierbij kunnen ze ook kiezen voor een onderhandse aanbesteding waarbij ze aan één of enkele vooraf geselecteerde leveranciers een offerte vragen.

Bestuurlijk aanbesteden
Na de eerste ervaringen binnen verschillende gemeenten bleek klassiek aanbesteden voor diensten binnen onderwijs, zorg en welzijn niet altijd de juiste methode. Met name de innovatie die binnen deze sectoren zo gewenst was, kwam niet voldoende van de grond. Daarom ontstond er een nieuw model: bestuurlijk aanbesteden. In deze vorm van aanbesteden sluit een overheidsinstelling langdurige, flexibele contracten met non-profitorganisaties en ondernemers. Die contracten leggen zowel inhoudelijke afspraken vast als een overlegstructuur. Die geeft de contractpartners de mogelijkheid om te onderhandelen over die inhoudelijke afspraken. Ook biedt het nieuwe partners de kans om toe te treden.

Subsidie(tender)

Zolang het bedrag van de aanbesteding lager is dan € 207.000 kan de gemeente ervoor kiezen om subsidies te blijven verstrekken. Zelfs aan dat bedrag valt een mouw te passen: om de drempel niet te overschrijden, kan de gemeente besluiten om de aan te besteden percelen te verkleinen.

Doorgaan met subsidieren is het overwegen waard als er een goede werkrelatie bestaat en de gemeente het vertrouwen heeft dat de huidige dienstverlener de gewenste vernieuwingen kan doorvoeren. Voor beide partijen scheelt dit een complexe en tijdrovende procedure, dus het mes snijdt aan twee kanten. Vaak kiezen gemeentes er dan wel voor om structurele subsidierelaties om te zetten in een overeenkomst voor bepaalde tijd, waarin de duur en resultaatverplichtingen zijn vastgelegd.

Via een subsidietender kan de gemeente meerdere partijen uitnodigen een subsidieaanvraag in te dienen en daar de beste aanbieder uit selecteren. Net als bij een aanbesteding worden er ‘harde’ prestatieafspraken gemaakt die zijn vastgelegd in een overeenkomst voor bepaalde tijd. Het verschil is dat een subsidietender via de eigen inkoopregeling verloopt, waardoor de procedure minder lang en gecompliceerd is dan een aanbesteding.

Inbesteden

Na een golf van een uitbesteden, zetten de ministeries een paar jaar geleden weer een nieuwe trend: die van inbesteden. Zo kwam een deel van hun schoonmaakpersoneel weer rechtstreeks op de loonlijst. Gemeentes zien inbesteden als een manier om kosten te beheersen en bepaalde doelen, zoals het behoud van werkgelegenheid aan de onderkant van de markt, te bereiken. Om die reden kreeg Sociale Werkvoorziening Breed uit Nijmegen in 2011 opdrachten rechtstreeks gegund van een aantal gemeentes in de regio Nijmegen.

Inbesteden was in dit geval mogelijk omdat Breed aan een aantal voorwaarden voldeed: de organisatie is eigendom van negen gemeentes in de regio Nijmegen en die gemeentes oefenen direct toezicht uit op het werk van Breed. Bovendien voert Breed het merendeel van het werk zelf uit voor de deelnemende gemeentes.

Quasi-inbesteden

Deze vorm van inbesteden is bruikbaar wanneer een gemeente om allerlei redenen, bijvoorbeeld omdat ze tevreden is over een aanbieder, niet wil aanbesteden. Bij quasi-inbesteden blijft een organisatie voor de buitenwereld zelfstandig, maar komt zij wel onder bestuurlijk toezicht van de gemeente. Voorwaarde is – net als bij het ‘echte’ inbesteden – dat de gemeente direct toezicht kan houden op het werk en dat de organisatie het merendeel van opdrachten voor die specifieke gemeente uitvoert. Dit is mogelijk door de statuten aan te passen en een vertegenwoordiger van de gemeente aan de raad van toezicht toe te voegen.

Quasi-inbesteden vraagt intensievere afstemming omdat er voor bepaalde beslissingen, zoals begrotingen en beleidswijzigingen, voortaan expliciet toestemming van de gemeente nodig is.